KI-kompetanse for ansatte: Slik dokumenterer dere den

Artikkel 4 i EUs KI-forordning har gjeldt i EU siden 2. februar 2025. Etter endringene i 2026, Digital Omnibus, skal virksomheter sette i verk tiltak som støtter KI-kompetansen hos ansatte og andre som bruker KI på deres vegne. Det kreves ikke et bestemt nivå eller sertifikat.

KI-forordningen gjelder i EU. Norge skal innføre den gjennom en egen KI-lov, som ikke er vedtatt ennå. Ikke omtal KI-opplæring som en generell lovplikt i Norge i dag. For virksomhet i EU må dere vurdere kravene som gjelder for den konkrete bruken.

I praksis er det nyttig å tenke på kompetanse som en kombinasjon av kunnskap, øvelse og tydelige rammer. En medarbeider som lager tekstutkast, trenger å kunne kontrollere innholdet. En medarbeider som administrerer en chatbot, trenger også å vite hvordan publikum opplyses om KI-bruken. Les oversikten over KI-forordningen.

Et kurs kan gi en felles grunnmur. En intern gjennomgang kan knytte den kunnskapen til bedriftens egne verktøy og data. Skriftlige retningslinjer gjør det mulig å finne tilbake til beslutningene etterpå. Tiltakene kan brukes sammen; ett bestemt kurs er ikke det eneste alternativet.

Begynn gjerne med en enkel kartlegging. Hvilke verktøy bruker dere? Hvem bruker dem? Hvilke oppgaver utfører de? Hvor blir resultatet sendt videre? Svarene gjør det lettere å velge opplæring som treffer behovet, i stedet for å gi alle den samme tekniske presentasjonen.

En salgsavdeling kan øve på å lage et tilbudsutkast uten kundedata. En kommunikasjonsavdeling kan sammenligne et KI-utkast med kildene og diskutere merking. En ledergruppe kan gjennomgå hvorfor KI ikke alene skal avgjøre spørsmål om mennesker.

Gi også andre som bruker KI på bedriftens vegne, tydelige rammer. En innleid medarbeider bør vite hvilke verktøy og kontoer som er godkjent. Det er lite hjelp i gode interne regler hvis de som utfører oppgavene, ikke kjenner dem.

Kurs med tydelige læringsmål

Velg et kurs som tar opp relevant bruk, data og kvalitetssikring. Noter hvilke læringsmål som passer oppgavene deres. Et kompetansebevis kan være en del av dokumentasjonen, men sier ikke alene hvordan bedriftens egne rutiner følges.

Intern gjennomgang av verktøyene

Samle medarbeiderne rundt faktiske eksempler. Vis en godkjent oppgave og en oppgave som ikke er godkjent. La folk forklare hvilke opplysninger de ville tatt ut av et eksempel før de brukte KI. Noter tema, deltakere og dato.

Retningslinjer og praktisk øvelse

Bruk kjøreregler for KI på jobben som utgangspunkt. La hver avdeling oversette reglene til egne situasjoner. Hvem sjekker tallene? Hvor melder vi feil? Hvem kan godkjenne et nytt verktøy? Gjør svarene konkrete nok til at de kan brukes neste arbeidsdag.

KI-kortet® er et konkret tiltak dere kan bruke i opplæringen. Hver ansatt får et kompetansebevis med dato og læringsmål. Det gjør det mulig å knytte gjennomført opplæring til en person og se når tiltaket ble gjennomført.

KI-kortet® er ikke en garanti for etterlevelse. Andre kurs, interne gjennomganger og retningslinjer kan også inngå i arbeidet med KI-kompetanse. Velg tiltakene ut fra behovene deres, ikke ut fra en forestilling om at ett bestemt bevis løser alle vurderinger.

I KI policy generator kan dere registrere KI-kortet® sammen med andre kompetansetiltak. En registrert kortlenke vises som «Lenke registrert», ikke som en automatisk verifisering av kursinnholdet. Dere beholder muligheten til å dokumentere tiltak som ikke har en slik lenke.

Lag en oversikt som er enkel å vedlikeholde. For hvert tiltak kan dere notere navn, dato, tema eller læringsmål og hvem tiltaket gjelder for. Ta gjerne med hvem som holdt en intern gjennomgang, og hvor medarbeiderne finner materialet igjen.

Et eksempel: «Intern gjennomgang av godkjent tekstverktøy. Tema: tillatte data, kontroll av kilder og ansvar før utsending.» Legg til faktisk dato og deltakere. Notatet er mer nyttig enn «KI-opplæring utført», fordi det sier hva dere arbeidet med.

Skill mellom opplæring og policybekreftelse. Et kurs viser et kompetansetiltak. En bekreftelse viser at medarbeideren har lest en bestemt policyversjon. Begge deler kan være nyttige, men de dokumenterer ikke det samme.

Når nye medarbeidere begynner eller et nytt verktøy tas i bruk, gå gjennom om tiltakene fortsatt passer. Bruk erfaringer fra feil og spørsmål til å velge neste tema. Målet er ikke flest mulig dokumenter, men en oversikt som hjelper dere å følge opp det dere faktisk gjør.

Start gratis i KI policy generator og samle register, tiltak og policy. Vil dere begynne med teksten først, kan dere bruke gratis KI-policy mal.